Vault元従業員ライセンス（以下、VFEライセンス）とは、退職者など既に利用されていないユーザーのデータをGoogle Vault上で検索・記録保持・書き出しなどができるライセンスとなります。VFEライセンスは無料で利用できる為、退職者のデータ管理に活用されていた管理者様もいらっしゃるのではないでしょうか。
大変便利なVFEライセンスですが、2022年2月15日以降には、アーカイブユーザライセンス（以下、AUライセンス）、またはGoogle Vaultのサブスクリプションの新しいライセンスに移行され、その後、VFEライセンスは、データに支障が生じることがないように削除される予定となっています。
ライセンスがAUライセンスに移行された後も、2022年12月迄はアーカイブユーザーのサービスを無料で利用できるのですが、2023年以降は組織内のAUライセンスユーザ数に応じて毎月のライセンス費用が適用されることになります。
今回の記事では、上記の仕様変更により発生した管理者様の課題の解決方法をご紹介させて頂きます。是非、同じ課題をお持ちの管理者様はご参考にして頂きますと幸いです。
【お客様の抱えていた課題】
- Google Workspace（G Suite）を導入後、退職者のライセンスをVFEライセンスにして削除をしていなかったが、この変更を機にユーザを整理したい。
- VFEライセンスを削除する前に、Vaultデータをアーカイブしてから削除したい。
- AUライセンスのライセンス費用を削減したいので、AUライセンス内のVaultデータを他の場所に移行したい。
- 削除するユーザーのデータが大容量なので、エクスポート処理の速度を高速化して実行してほしい。
上記の様なご相談が複数のお客様からあり、弊社の方にてアプリケーションの開発検討を行うことになりました。
【アプリケーションの概要】
アプリケーションの目的
- 管理者様が指定した対象ユーザーのメールアーカイブデータを作成し、Google CloudStrage へ自動保管を実現する
アプリケーションの機能
- Cloud Storageに格納された管理者様指定のアーカイブ対象ユーザーのCSVデータを自動的にCloud SQLへ格納 ※管理者様がCSVデータを格納する自動アップロード機能に関しては対象外となります。
- Google Vault APIを利用し、対象ユーザーのメールアーカイブデータを作成
- 取得したアーカイブデータを指定のCloud Storageへ保管
- 処理完了メールの送信 ※メールの内容は処理・エラー件数等のカスタマイズが可能です。
アプリケーションの構成
アプリケーションの特色
◆アーカイブデータのエクスポートの高速化・効率化を実現
Vaultデータのアーカイブには新しくリリースされたGmailエクスポートシステムを採用いたします。Gmailのデータを、Vaultの高速化されたシステムを使用して書き出しておりますので、従来のシステムより短期間でのエクスポートを実現致します。
また、今回のアプリケーションではVaultデータのエクスポートを常に20件並列して実行することが可能ですので、効率化も実現しています。
◆アーカイブの対象ユーザー指定が可能に
アーカイブの対象ユーザーは、管理者様にて指定が可能です。これにより、早めに対応したいユーザー等の選別も可能になりますので、柔軟な運用が可能になります。
◆アーカイブデータを自動的にエクスポート処理
管理者様は、アーカイブの対象ユーザーを指定をするだけで、自動的にアーカイブデータをエクスポート処理致します。自動化されたアプリケーションで管理者様の負担を大幅に削減いたします。
【アプリケーションの効果と考慮すべき点】
上記のアプリケーションにより、退職者のメールデータをアーカイブデータとして自動的にCloud Storageへ保存することが可能になります。アーカイブデータの保存を実現することで、AUライセンスなどのユーザーを整理・削減することも可能になりますので、2023年以降のライセンス費用の削減に大きく貢献できるのではないでしょうか。
但し考慮すべき点としましては、今回の構成でAUライセンスを削除した場合、退職者データの保存先はGoogle Workspace内ではなく、Cloud Storage上での保管となります。そのため、Google Vault上でのデータの検索や書き出しは対象外となります。検索のしやすさ等を考慮しますと、AUライセンスでの管理もメリットとしてございますので、お客様それぞれの運用面も考慮しながら、上記の案をご検討いただけますと幸いです。
また、上記の案ではGmailデータのみのエクスポートですが、他にもGoogle Chat、Google ドライブのデータもエクスポートすることが可能です！
もし、お困り、気になる点等ございましたら弊社までお気軽にお問い合わせください。
また、その他Google Workspaceを利用する上でのお困りごともご相談下さいませ。
【参考情報】
Vault 元従業員からアーカイブ ユーザーへのサブスクリプション移行のお知らせ - Google Workspace 管理者ヘルプ