【Googleドライブ】共有ドライブだけ社外共有を許可する方法｜マイドライブの外部共有を制限

Google Workspaceを導入するにあたり、重要となるポイントの一つが「ドライブの共有設定」です。

しかし、
「外部共有はしたいがマイドライブのファイルは外部共有したくない」
「共有ドライブでのみ外部共有可にしたい」
「共有ドライブへのアクセス権を付与できるユーザを制限したい」

という希望はあるが、実際にどのように設定したら希望通りに制御ができるのかが分からないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

本記事ではそのような方に向けて、『マイドライブのみ外部共有不可にする方法』と『共有ドライブへのアクセス権限を付与可能なユーザを制限する方法』について、ご紹介します。

【共有ドライブだけ社外共有を許可する方法】

ファイルの社外共有は共有ドライブでのみ可能とし、マイドライブのファイルを社外共有不可にしたい場合は、「共有ドライブ用の組織部門」を作成することで実現できます。

ファイルを社外共有できるかどうかは、対象に適用される組織部門の設定によって決まります。

マイドライブでは、ファイル所有者であるユーザーが所属する組織部門の設定が適用されます。そのため、ユーザーが所属する組織部門で外部共有不可とすることで、マイドライブからの社外共有を禁止できます。

一方、共有ドライブでは、共有ドライブ自体が所属する組織部門の設定が適用されます。そのため、「共有ドライブ専用の組織部門」を作成し、その組織部門のみ社外共有を許可することで、共有ドライブからのみ社外共有を可能にできます。
 

▼ 組織構成と外部共有イメージ

【重要】セキュリティ上の注意
共有ドライブ用組織は外部共有を許可するため、共有ドライブ用組織に所属するユーザーはマイドライブでの外部共有が可能になります。共有ドライブ用組織にはユーザーを入れないようにご注意ください。

【設定時の注意】
Google Workspace の設定変更は、反映まで時間がかかる場合があります。設定後すぐに動作が変わらない場合は、時間をおいて再度ご確認ください。 

【設定概要】
共有ドライブでのみ社外との共有を許可するための設定は、大きく分けて以下3つの作業が必要です。

1. 事前準備：共有ドライブ専用組織の設定
2. 新規共有ドライブの作成・設定
3. 既存共有ドライブを外部共有可に変更

【設定手順】

事前準備：共有ドライブ専用組織の設定

1. 組織「共有ドライブ用組織」の作成
   1. 管理コンソール > ディレクトリ > 組織部門 に移動

2. 「組織部門の作成」をクリック

3. 組織部門の名前に組織名を入力し、親の組織部門を選択（任意）して「作成」をクリック

4. 組織が作成されたことを確認

2. 「共有ドライブ用組織」に対する外部共有設定
   1. 管理コンソール > アプリ > Google Workspace > ドライブとドキュメント > 共有設定 に移動

2. 組織部門から[共有ドライブ用組織]を選択のうえ「共有オプション」をクリック
3. 外部との共有にて「オン」または「許可リスト登録済みドメイン」を選択して「保存」をクリック
   ※[共有ドライブ用組織]以外の組織で、外部との共有がオフになっていることを確認します。

3. 「共有ドライブ用組織」に対する共有ドライブ作成設定
   1. 共有管理コンソール > アプリ > Google Workspace > ドライブとドキュメント > 共有設定 に移動

2. 組織部門から[共有ドライブ用組織]を選択のうえ「共有オプション」をクリック
3. 以下の通り設定し、「保存」をクリック
   • 新しい共有ドライブの組織部門：選択した組織部門「共有ドライブ用組織」を指定
   • <テナント名> 外のユーザーが、共有ドライブにあるファイルにアクセスできるようになります：チェックを入れる
     ※ Business Starterをご利用の場合、本設定はデフォルトでオン（チェックあり）に固定されています

手順1：新規共有ドライブの作成・設定

4. 共有ドライブを作成
   1. 任意のアカウントでGoogleドライブにアクセスし、共有ドライブに移動

2. 「新規」をクリックし、表示された[新しい共有ドライブ作成]の画面にて、フォルダの名前を入力して「作成」をクリック

3. 外部共有用ドライブが作成されたことを確認

5. 共有ドライブの「設定」を確認
   1. 作成した外部共有用ドライブの、共有ドライブ名 > 共有ドライブの設定 に移動

2. 「<テナント外>のユーザーにファイルへのアクセスを許可する」にチェックが入っていることを確認
   ※3.3で管理コンソールに設定したデフォルト値が反映されていることを確認します。
   本設定がオンになっていることで外部ユーザーへのファイル共有が可能になります

手順2：既存共有ドライブを外部共有可に変更

新しく作成する共有ドライブと、すでに存在する共有ドライブでは対応方法が異なります。
【重要】以下の作業は共有ドライブごとに手動で実施する必要があります。

6. 対象共有ドライブを「共有ドライブ用組織」に移動
   1. 管理コンソールへログイン
   2. アプリ > Google Workspace > ドライブとドキュメント > 共有ドライブの管理 に移動

3. 既存共有ドライブの 操作 > 組織部門を変更 をクリック

4. 「共有ドライブ用組織」を選択し「続行」をクリック

5. 「移動」をクリック

6. 組織部門が「共有ドライブ用組織」に変更されていることを確認

7. 外部ユーザーを追加できるように変更
   1. 共有ドライブの管理者権限を持つユーザーで既存共有ドライブにアクセスし、共有ドライブ名 > 共有ドライブの設定 に移動

2. 「<テナント名>外のユーザーにファイルへのアクセスを許可する」にチェックを入れて「完了」をクリック

以上で作業は完了です。

【共有ドライブにてアクセス権限を付与できるユーザーを制限する方法】

共有ドライブに新しいメンバー（外部ユーザー含む）を追加できるのは、「特権管理者」および該当共有ドライブの「管理者」権限を持つユーザーのみです。

共有ドライブを作成したユーザーには自動的に共有ドライブの「管理者」権限が付与されるため、「共有ドライブを新規作成できるユーザーを制限する」ことが、結果として「アクセス権限を付与できるユーザーを制限する」ことにつながります。

本セクションでは、特定の組織（管理者や管理職など）でのみ共有ドライブを作成できるように制御する手順をご紹介します。

なお、本設定は組織 / グループ単位で設定可能な項目となります。あらかじめ、アクセス権限付与可能ユーザーのみが所属する組織 / グループ（管理者、管理職組織など）を作成してください。

▼ 組織構成と共有ドライブ作成制御イメージ

 【設定概要】

共有ドライブの作成を制御する設定は、大きく分けて以下2つの作業が必要です。

1. アクセス権限付与可能ユーザー組織に対して、共有ドライブの作成を許可する
2. その他ユーザー組織に対して、共有ドライブの作成を禁止する

【設定手順】

1. アクセス権限付与可能ユーザー組織に対して、共有ドライブの作成を許可する
   1. 管理コンソール > アプリ > Google Workspace > ドライブとドキュメント > 共有設定 に移動

2. [アクセス権限付与可能ユーザー用の組織またはグループ]を選択して「共有ドライブの作成」をクリック

▼ 組織の場合

▼ グループの場合

3. 共有ドライブの作成にて「[組織名] のユーザーが新しい共有ドライブを作成できないようにする」のチェックを外して、「保存」をクリック

2. その他ユーザー組織に対して、共有ドライブの作成を禁止する
   1. 管理コンソール > アプリ > Google Workspace > ドライブとドキュメント > 共有設定 に移動
   2. [アクセス権限付与を許可しないその他ユーザー組織またはグループ]を選択して「共有設定」をクリック

▼  組織の場合

▼ グループの場合

3. 共有ドライブの作成にて「[組織名] のユーザーが新しい共有ドライブを作成できないようにする」のチェックを入れて、「保存」をクリック

以上で作業は完了です。

【まとめ】

いかがだったでしょうか。

本記事では、Google Workspaceにおいて、共有ドライブのみで社外共有する方法と共有ドライブへのメンバー追加を制限する方法についてご紹介しました。

適切な設定・共有ドライブの配置を行うことで、セキュリティを担保しつつ、安全に社外とのコラボレーション環境を構築できます。

是非ご参考になれば幸いです。

【参考情報】

・組織の外部共有を管理する - Google Workspace 管理者 ヘルプ

・特定の共有ドライブのデータポリシーを管理する - Google Workspace 管理者 ヘルプ 

※本記事の情報は、2026 年 8 月時点での仕様のものです。