「いくつもあるライセンスの更新期限をひとまとめに管理したい」
「期限が近づいたら通知してほしい」
そんなご希望はありませんか？
AppSheet なら、複数種類あるライセンスを一覧管理し期限が近づいたらメールでお知らせするといったツールを簡単に作成できます。
AppSheet の基本機能・活用シーン・料金体系については、以下の記事をご覧ください。
AppSheet の紹介はこちら
今回の記事では、AppSheetの無料プランで構築可能な、手軽で実用的なライセンス管理アプリの動作や画面などを細かくご紹介していきます。
1. AppSheetで構築したライセンス管理アプリの紹介
今回作成したアプリは、無料で使えるAppSheetを活用したライセンス管理アプリです。複数のライセンスの更新期限を一覧で管理し、期限が近づいたら通知を送ることができます。
1.1. ライセンス管理アプリでできること
ライセンス管理アプリは、Google スプレッドシート、Google Apps Script（GAS）と連携して動作するアプリで、特徴は以下となっています。
- ライセンス名と使用数、総数、期限を登録することが可能
- 期限が近づいたら担当者にメールで通知することが可能
- GASを使ってライセンスの使用数を自動更新※することが可能
※ライセンス数を取得するAPIが使えること前提となります。
このアプリを使用することによって、ライセンスの更新忘れを防ぐことができます。
1.2. ライセンス管理アプリのポイント
AppSheet で構築するライセンス管理アプリのポイントは以下となっています。
- AppSheet Core ライセンスがあれば追加費用なしで構築・運用が可能
- スマートフォン・PC・タブレットなど、どこからでもアクセスが可能
- ライセンスの更新期限をアプリで管理することが可能
AppSheet はノーコードで簡単に作成することができます。
そのため、プログラミングなどの専門的な知識は不要で、手軽に簡単に構築することができます。（GASを使ってのライセンス使用数自動更新機能にはプログラミング知識が必要です。）
1.3. ライセンス一覧画面
ライセンス管理アプリにアクセスすると以下のようなライセンス一覧画面が表示されます。
この画面では、管理しているライセンスを一覧で表示することができます。
更新期限の7日前になると！が付き、期限が近いことを表します。
1.4. ライセンス詳細画面
ライセンス一覧画面でライセンスをクリックすると、以下のように画面右側に詳細が表示されます。
1.5. ライセンス登録画面
ライセンス一覧画面のAddボタンをクリックすると以下のようにデータ入力画面が表示されます。
この画面では、ライセンスを新たに追加することができます。
1.6. ライセンス編集画面
詳細画面のEditボタンをクリックすると、以下のように画面右側に編集画面が表示されます。
ライセンス数の修正や更新期限の変更、通知を受け取る担当者メールアドレス、通知のオンオフを設定できます。
1.7. 更新期限の通知
更新期限が近付くと、担当者に設定したメールアドレス宛てに通知が送られます。
通知タイミングは更新期限の30日前、14日前の2回と、7日前から毎日で設定しています。
AppSheetの設定値を調整することで通知のタイミングを変更することも可能です。
1.8. ライセンス使用数の自動更新
ライセンス使用数をAPIで取得できる場合、GASを組み合わせることで、ライセンス使用数を自動で更新することも可能です。
GASでライセンス使用数を取得するプログラムを作成し、アプリに登録されているライセンスに対して使用数を自動更新することで、残りのライセンス数を確認しやすくなります。
2. まとめ
今回の記事では、AppSheet で作成するライセンス管理アプリをご紹介しました。
他にも、AppSheet を活用すれば、無料で簡単に様々なアプリが作成できます。
業務効率化や、情報共有の改善など様々な用途にお使いいただけます。
また、AppSheet＋GASでより細かい要望に応えることも可能となります。
「こんなアプリが欲しい」
「構築のサポートをしてほしい」
といったご相談がありましたら、ぜひ弊社までお気軽にお問い合わせください。
※本記事で紹介したアプリの一部機能は、AppSheet のプレビュー機能を利用しています。将来的に仕様や挙動が変更される場合がありますのでご了承ください。
※本記事の情報および画像は 2025/10/24 時点での仕様のものです