【こんなお悩みございませんか？】
「似通ったプロジェクトや案件、部署名が多すぎて、グループ名も自ずと似通った名前になってしまう…。おかげであちこちでメール宛先の誤送信が多発しているみたい…。わかりやすいグループ名をつけるようにしていたけど、最初の文字が同じだからって無意識に選択されても困るなあ...。」
「役員から役員メーリングリストに関係ないメールが送られてくると言われて調べたら、社員が間違ってプロジェクトメールを送っていることがわかった。しかも何度も…。対応策を考えろと言われたけどどうしよう…」
【公開するとどんな事が起こるのでしょうか？】
一文字入力されると自動的に補完してしまうので、似たようなグループに誤って送付してしまう可能性がございます。また会社全体に公開したくない組織やグループを知られてしまう可能性がございます。
【非公開にするとどんなことが起こるのでしょうか？】
Gmailにて「グループ名」等で検索をかけた時にオートコンプリート機能で表示されなくなります。
※マイコンタクトにユーザ自身がグループを登録していた場合、オートコンプリート、カレンダーのゲスト、ドライブの共有には表示されます。
【どのように非公開にすればいいのでしょうか？】
Provii!!で下記の設定したら、オートコンプリートに表示されなくなります。
オートコンプリートに表示されなければ間違ってグループを選択するリスクを減らすことができます。
1. Google Workspace 上の最新グループ情報を取得します。
Provii!! 管理画面 > System > DL GROUP
※時間がかかる場合がございます。
2. 該当のGoogleグループに対して組織外のユーザを許可する設定になっているか確認します。
Provii!! 管理画面 > Group > Group Settings > グローバルアドレスリスト を「FALSE」に設定
※特に指定しない限りグローバルアドレスリスト の設定はTRUEになっています。
※この項目はGoogle Workspace 管理コンソールから設定できない項目となります。
3. 変更した情報を GoogleWorkspace に同期します。
Provii!! 管理画面 > System > UP GROUP
※時間がかかる場合がございます。
オートコンプリート機能をうまく利用する事で社内の情報連携をスムーズに実施する事、誤送信などの問題を回避する事ができます。
※本記事の情報及び画像は、2021年7月26日時点での仕様のものです。
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