Google Workspace を運用していく中で、共有ドライブやGoogle グループの運用は管理が必要です。
管理者様としては、共有ドライブやGoogleグループの設定項目を管理しておくことで、ドメイン外部への共有を制限し、情報漏洩を防ぐといったメリットもございます。
その為、管理者様は、エンドユーザーが勝手に共有ドライブやGoogle グループを作成することを制限したい、といった要望はないでしょうか。けれども管理者様が手動で一つ一つ作成するのは手間がかかります。
今回の記事では、共有ドライブやGoogle グループの作成を制限し、管理者様がGoogle スプレットシートから自動的に共有ドライブ・Googleグループの作成・管理をできるようにした、という開発事例をご紹介いたします。
【お客様の抱えていた課題】
- Google Workspace（以下、GWS）を導入するにあたり、共有ドライブやGoogleグループの作成・設定変更やメンバーの変更等をエンドユーザが出来ない様に制限したい。
- 管理者様が共有ドライブ・Googleグループを作成するにあたって、手動での作成はミスや時間がかかってしまうので、できる限り自動化したい。
- 月に一度、作成されている共有ドライブやGoogleグループの一覧のデータを取得したい。
- 処理結果を管理者様が確認できるようにし、エラーがあったものはリトライできるようにしたい。
【アプリケーションの概要】
〈アプリケーションの機能〉
- Google スプレッドシートの申請情報を読み込み、Google Workspaceの管理コンソール上のリソース変更の処理を行う。 ※処理機能は下記の図を参照
- 処理を行った結果を、Google スプレッドシートに記載しリンクをメールで通知する。
- ツール機能に異常が出た場合、アラートメールで通知する。
〈アプリケーションの処理機能一覧〉
| 対象リソース | 種類 | 処理 | 概要 |
| Googleグループ | グループ | 作成 | Googleグループの作成を行う |
| 更新 | 指定のグループの名称やアドレスを更新する | ||
| 削除 | 指定のグループを削除する | ||
| 一覧取得 | Googleグループの一覧を取得する | ||
| グループ設定 | 更新 | 指定のグループの設定を変更する | |
| 取得 | 指定のグループの設定を取得する | ||
| メンバー | 追加 | 指定のグループにメンバーを追加する | |
| 更新 | 指定のグループのメンバーを更新する | ||
| 削除 | 指定のグループのメンバーを削除する | ||
| 取得 | 指定のグループのメンバーを取得する | ||
| エイリアス | 作成 | 指定のグループにエイリアスを作成する | |
| 削除 | 指定のグループのエイリアスを削除する | ||
| 取得 | 指定のグループのエイリアスを取得する | ||
| 共有ドライブ | ドライブ | 作成 | 共有ドライブを作成する この時、権限グループを作成し、メンバーに追加する また、指定の共有ドライブの設定に更新する |
| 更新 | 指定の共有ドライブを更新する | ||
| 一覧取得 | 共有ドライブの一覧を取得する | ||
| 権限 | 追加 | 指定の共有ドライブに権限を追加する | |
| 削除 | 指定の共有ドライブから、権限を削除する |
〈アプリケーションの構成〉
【アプリケーション開発後の結果】
上記のようなシステムを構築することで、Googleスプレッドシートからの申請ベースで共有ドライブやGoogleグループの作成・設定が可能になりました。また、共有ドライブやGoogleグループの一覧を出力することで、不要な共有ドライブやグループの監査も行えるようにもなっております。
その他にも、アプリケーションを定期的に実行することで、手動でのアプリケーションの実行や共有ドライブ、Googleグループの作成といった手間を省き、管理者様の負担も軽減できるようになり、お客様からご好評をいただいております。
このように当社ではGoogle関連のサービスを活用したアプリケーション開発を行い、Google Workspaceをより便利にご利用頂けるようなお手伝いをしています。Google Workspaceを利用する上でのお困りごとがあればお気軽にご相談下さい。
上記の記事に関してご質問ございましたら、お問い合わせください。