【Google Workspace事例】Looker Studioを利用した監査ログの使用状況の可視化

ユーザーがGoogle Workspaceのサービスをどのくらい利用しているか、Looker Studioを使ってよりカスタマイズした可視化を行いたい、といったニーズは御座いませんでしょうか。

Looker StudioはGoogleが提供している基本機能無料のBIツールになり、簡単にグラフ作成を行うことができます。可視化して表示することで、Googleサービスの利用状況を一目で確認でき、ユーザーへよりサービスの活用を促したりすることができます。

今回の記事では、Google Workspace監査ログをBigQueryに保存し、Looker Studioでサービスの利用状況を可視化したという事例をご紹介いたします。

【お客様の抱えていた課題】

• Google ドライブやGoogle Meetなどの利用状況を一覧やグラフで確認したい
• 所属組織ごとにGoogle ドライブやGoogle Meetなどの利用状況を集計したい

【アプリケーションの概要】

〈アプリケーションの機能〉

• Google Workspace の監査ログと使用状況レポートをBigQueryに保存する
• Directory APIを利用し、ユーザ情報を取得してBigQueryに登録する
• BigQueryのデータを表示したい内容に合わせて加工する
• Looker Studioでデータを一覧やグラフで表示する

〈アプリケーションの構成〉

＜Looker Studioの可視化の例＞

お客様の要望にあわせて、表やグラフなどの種類のレポートを使い、様々な方向から可視化をいたしました。以下、いくつかの例をご紹介します。

◆組織ごとのGoogle ドライブ操作回数をまとめたグラフ

監査ログだけでは、Google Workspaceの所属組織の情報は付いていないため、ユーザ情報と組み合わせて集計しています。
所属組織ごとに、ユーザがGoogle ドライブでドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、フォーム、その他ファイルを操作した回数を集計し、グラフで表しています。各組織でサービスをどのくらい利用しているかがわかります。

◆Google ドライブの全体の利用率を表した円グラフ

Google ドライブの操作回数を所属組織ごとに集計し、全体の利用率を円グラフで表した図になります。図にすると組織Aが利用率の半分を占めていることがわかります。

Looker Studioにはこのほかにも、折れ線グラフや積み上げ式の棒グラフ、散布図などさまざまな表が準備されています。

〈利活用可視化の分析軸〉

利活用の可視化においては、お客様が分析したい「軸」に沿って、さまざまなデータマートを作成し可視化を実現しています。データマートの一部を以下に記載します。

【アプリケーション開発後の結果】

上記のようなシステムを構築することで、上記の可視化例のほかにも、組織別に直近７日間でGoogle ドライブを使用した人数を一覧表で表したり、組織別のGoogle Meet会議数の棒グラフなど、さまざまな視点から利用状況を可視化し、Google Workspace の活用状況を確認できるようになりました。

可視化したことで、組織ごとのGoogle Workspaceの活用の方向性やユーザがをどのくらい利用しているかがわかるようになり、お客様からご好評をいただいております。

このように当社ではGoogle関連のサービスを活用したアプリケーション開発を行い、Google Workspaceをより便利にご利用頂けるようなお手伝いをしています。Google Workspaceを利用する上でのお困りごとがあればお気軽にご相談下さい。